Pas på tidsoptimisten - og dine dyrebare aftener
Har du svært ved at sige nej, fordi opgaverne er alt for spændende til at gå glip af, er du god til gribe og løse ad hoc-opgaverne undervejs, fordi de er sjove og haster mere end det, du ellers sidder med, og synes du planlægning er begrænsende og irriterende? Så er du sikkert tidsoptimist. På mange måder en skøn egenskab, fordi du er god til at være i nuet og fange de idéer, der opstår – og som ellers ofte får lov at flyve, fordi dagligdagen kommer i vejen. Men det kan også være ret opslidende med sådan en tidsoptimist i flokken. Heldigvis kan man godt tøjle tidsoptimisten lidt.
Der er to forskellige måde at være at være tidsoptimist på – og man kan også være begge. Den ene handler om dig i samspil med andre. Den anden type er tidsoptimist med egne opgaver. Nøglen til at få dem begge holdt i snor hedder planlægning. Åh-åååh … heldigvis behøver det ikke være så dræbende for kreativiteten, som det kan lyde i tidsoptimistens ører.
Hej, hej … hvad … hvor er vi nået til …
Vi kender alle sammen den type tidsoptimist, der konsekvent kommer flyvende ind ad døren 2,5, 10 minutter efter det aftalte tidspunkt og helt hektisk indtager rummet. Roder med papirer og mobil og kupper dagsorden eller den igangværende session med febrilsk at tune sig ind på, hvad det nu egentlig var, der skulle ske.
Sådan en type er på godt jysk bare træls. Og er du sådan en tidsoptimist, så stop. Ikke bare er det respektløs overfor andres tid - de 10 minutter kunne nok være brugt mere fornuftigt end af vente på dig - du er også en forfærdelig udgave af dig selv. Ufokuseret, overfladisk og også lidt utroværdig.
Sker det en eller to gange er det ligegyldigt, men er det din tilgang til verden, så ændr den.
Sæt vækkeuret en halv time tidligere, book pauser mellem dine møder i kalenderen, så du har tid til at komme fra A til B og et minimum af forberedelse, før mødet går i gang og opsamling på nye opgaver bagefter, og nyd, at du har ro i maven og kan fremstå mere klar.
Og styr så din arbejdsdag fremadrettet, så der er rum til hasteopgaver, diverse forstyrrelser og andre uforudsete ting, der kommer ind hver eneste dag. Mindst 1/3 af arbejdsdagen bør være fri i kalenderen til ikke-planlagte aktiviteter, hvis du vil være ovenpå.
Sssh, far er færdig om 2 minutter
En anden og på mange måder værre udgave af tidsoptimisten er den, du er, når du skal stå til tidsregnskab overfor dig selv. Som selvstændig, som freelancer eller når du arbejder hjemmefra og selv kan styre din kalender. En tidsoptimist er ikke vild med at være styret af tiden og har en idé om, at de fleste ting, bare lige kan ordnes på en halv time og derfor kan skydes til sidste øjeblik, hvis noget sjovere lige forstyrrer. Det kan de sjældent, og så er det, at aftener, weekender og ferier kan blive forstyrret, fordi du bare liiige skal være færdig med den her arbejdsopgave, og så kan holde fri. Ikke så fair overfor familien. Og slet ikke overfor dig selv. Men du kan få plads til de sjove, spontane indfald med et minimum af realisme omkring dine andre opgaver.
Prioritér ugens opgaver – og sæt tid på, hvor lang tid du vil bruge på hver enkel opgave. Læg så lige en fjerdedel mere tid til, så der er plads til ting, der ikke flasker sig. Husk også, at sætte tid på møder online, forberedelse og opfølgning etc.
Sæt tid af til frokost og kaffepauser hver dag.
Kig på dit ugeskema. Maks. 2/3 af den tid, du skal være på arbejde må nu være udfyldt. Ellers skal opgaverne flyttes til ugerne efter. Resten af tiden skal bruges til afbrydelser, deadlines, der skrider, spontane møder, sjove idéer, der skal udforskes, research, netværk, hasteopgaver, brandslukning, teknik, der driller etc.
Bliver ad hoc-opgaverne til opgaver, der skal løses igen og igen, så husk at føre dem ind i din tidsplan, så der er plads til nye spontane indfald.
Brug din planlægningskalender aktivt. Og husk at holde fri, når du har fri.
Hvis man er vant til at arbejde i overhalingsbanen, kan det føles helt forkert med tid sat af til at afbrydelser. Men det er en mere realistisk måde at bruge sin tid på – og man når som regel lige så mange opgaver ugentligt med en stram tidsstyring med indlagt tid til spontanitet, som når man bare kører løs og helt forpustet må tage fritiden i brug for at få enderne til at mødes.